[UPDATE, 22-04-2016] : Redefinisi RECDOCs
Sehubungan dengan Redefinisi Recdocs yang mulanya membahas tentang project management menjadi Event Management System maka Why Project akan saya alihkan sesuai dengan definisi terbaru. Lihat Why Project RECDocs#2 ?
Bagaimana kabar teman-teman pembaca saat ini? tentu saja dalam keadaan baik kan ? karena saya yakin kalau lagi dalam keadaan sakit yang teman-teman cari bukanlah disini melainkan tentang bagaimana atau obat apa yang menyembuhkan penyakit???. Hehehehe….
Berawal dari cerita bimbingan proposal tesis pertama kali, Kami 8 orang dari angkatan MTI3 dari jenjang S2 Magister diberi kesempatan untuk mendapat bimbingan dari pak UR tentang tugas akhir kuliah yaitu tesis. pertama yang harus kami lakukan adalah menentukan why project yang nanti akan dijadikan judul tesis kami.
Kami direkomendasikan untuk melakukan pengembangan sistem yang ada di Raharja. Dalam daftar Research Aggrement yang begitu rapi ada beberapa project-project yang sudah dan yang akan dikembangkan. Setelah dibaca, dipahami dan didiskusikan bersama teman GAPURA2, saya melihat ada sebuah sistem yang perlu dikembangkan lebih lanjut yaitu tentang RECDocs dengan project code eR0003.
Langsung saja deh, biasanya kalau kita menemukan hal yang baru pasti kita pernyatakan atau kata bahasa gaulnya menurut Pak UR harus dikepoin. Ada 6 kata yang bisa muncul pada sesuatu yang baru yaitu what, where, when, why, who, how ?
WHAT ?
Berdasarkan Daftar Research Aggrement yang dilampirkan oleh pak UR (Untung Rahardja) saat proses bimbingan perdana proposal Thesis Magister Teknik Informatika,
RECDocs adalah program project management system yang nantinya akan digunakan oleh para atasan untuk monitoring kinerja team yang dilakukan secara berkesinambungan untuk dapat memonitoring keberhasilan implementasi project.
RECDocs ini berarti kaitannya dalam hal pembangunan proyek yang memerlukan pengawasan sehingga proyek dapat diselesaikan sesuai waktu yang ditentukan.
WHY ?
Dalam kegiatan manajemen proyek diperlukan koordinasi yang bagus dan kerjasama tim yang kompak antar divisi pelaksana proyek. Selama ini, secara kovensional untuk membuat perencanaan proyek maupun melakukan review dan evaluasi jalannya proyek, perlu diadakan rapat atau pertemuan langsung dari orang-orang yang berperan sebagai manajer dan perencana. Para manajer profesional ini seringkali adalah orang-orang yang mobilitasnya tinggi sehingga tidak selalu berada ditempat pada saat dibutuhkan, sehingga koordinasi proyek akan terhambat dan menjadi tidak efisien.
Perguruan Tinggi Raharja adalah Perguruan Tinggi Yang berlokasi di Kota Tangerang. Perguruan Tinggi Raharja selalu berkomitmen untuk menciptakan sumberdaya manusia yang tangguh, memiliki daya saing yang tinggi dalam era globalisasi. Menghasilkan tenaga intelektual dan profesional, serta mampu berkembang dalam cakrawala yang lebih luas.
Perguruan Tinggi Raharja berkembang dengan pesat, banyak teknologi informasi yang berkembang di dalamnya dan tentunya banyak aplikasi yang dikembangkan di Raharja. Dalam pengembangan sistem atau aplikasinya perlu dimonitoring supaya berjalan dengan lancar dan tepat waktu. beberapa project yang ada di raharja sudah tertuang dalam Research Aggrement.
Gambar Daftar Project Raharja
Untuk Proses pengawasan proyek saat ini di Raharja sudah terdokumentasi dalam http://recdoc.ilearning.me/. Di situs ini baru hanya berisi job description, finish date, dan status proyek-proyek yang ada dan berjalan saat ini. Jadi dalam manajemen proyek saat ini belum bisa dimonitoring dengan baik, berapa lama waktu yang dibutuhkan, berapa biaya yang harus dikeluarkan, dan sudah berapa persen juga sampai mana proyek yang sedang dijalankan.
Gambar recdoc ilearning me saat ini (http://recdoc.ilearning.me/)
HOW ?
Bagaimana mengatasi masalah-masalah di atas ?
Untuk mengatasi masalah-masalah yang dibahas di atas maka RECDocs yang sudah berjalan harus segera dikembangkan karena begitu banyak proyek yang sedang berjalan saat ini yaitu pengembangan sistem yang sedang dikembangkan oleh pak UR dan teman-teman, salah satunya proyek RECDocs yang akan saya kembangkan ini dan sistem lain dari teman TIMUR, GAPURA dan GAPURA2 lainnya.
Sistem yang akan dibangun untuk pengembangan RECDocs untuk monitoring manajemen proyek ini adalah berbasis web service, setiap tahap-tahap dalam project management akan dapat dimonitoring oleh para manajemen tingkat atas sehingga proyek berjalan sesuai harapan dan tepat waktu.
LITERATURE REVIEW
Untuk melakukan penelitian atau membangun sebuah sistem perlu dilakukan literature riview sebagai bahan referensi dan membandingkan dan menjadikan lebih baik dari sistem-sistem yang ada.
Sistem Informasi Manajemen, Control & Monitoring Proyek pada PT. Karakatau Steel
PT. Krakatau Information Technology sebagai perusahaan penyedia Solusi IT telah berhasil membangun sebuah Aplikasi Sistem Informasi Manajemen & Monitoring proyek berbasis Web yang memilki fitur yang disesuaikan untuk pengelolaan, monitoring & control pelaksanaan proyek. Selanjutnya aplikasi ini dipaket menjadi produk KES (Krakatau Enterprise System) for PROJECT CONTROL & MONITORING.
Aplikasi KES for Project Control & Monitoring dapat berfungsi sebagai berikut :
- mengkaji apakah kegiatan‐kegiatan proyek yang dilaksanakan telah sesuai dengan rencana
- mengidentifikasi masalah yang timbul dalam proyek agar langsung dapat diatasi
- melakukan penilaian apakah pola kerja dan manajemen yang digunakan sudah tepat untuk mencapai tujuan proyek.
- mengetahui kaitan antara kegiatan proyek dengan tujuan untuk memperoleh ukuran kemajuan,
- menyesuaikan kegiatan proyek dengan lingkungan yang berubah,tanpa menyimpang dari tujuan.
- dll.
Semua stakeholder yang terlibat dalam proyek dapat melakukan login sesuai dengan hak akses (otorisasi) yang seharusnya. Manfaat KES for Project Control & Monitoring, bagi pihak owner sebagai salah satu dasar untuk melakukan monitoring sedangkan bagi kontraktor adalah membantu untuk mempersiapkan laporan dalam waktu yang singkat serta Mengetahui kekurangan‐ kekurangan yang perlu diperbaiki dan menjaga kinerja yang sudah baik.
Gambar Aplikasi KES for Project Control & Monitoring
PERANCANGAN PROGRAM PROJECT MANAGEMENT BERBASIS ANDROID PADA SISTEM PMB
Perancangan program project management berbasis android pada sistem PMB akademi Telkom Jakarta dimaksudkan untuk mempermudah dalam mengkoordinasi panitia-panitia penerima mahasiswa baru dengan memaksimalkan sumber daya manusia yang ada untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Selain itu dengan memanfaatkan program ini dapat mengetahui kinerja dari stakeholders dalam mencapai suatu target.
Alasan digunakan media smartphone android dalam perancangan program ini dikarenakan kemudahan- kemudahan yang ditawarkan smartphone berbasis android. Kemudahan-kemudahan tersebut antara lain, keterjangkauannya terhadap kalangan menengah kebawah, pengembangan software yang luas, biaya operasional layanan data dari provider telekomunikasi yang murah dan volume data yang besar, serta dukungan banyak vendor dalam memberikan layanan terhadap konsumennya.
Aplikasi yang digunakan dalam pengembangan program ini antara lain, Eclipse dengan android SDK sebagai pengembang androidnya, XAMPP sebagai aplikasi basis data dan Adobe Dreamweaver CS 5 sebagai editor script bahasa pemrogramannya.
Dalam aplikasi ini, administrator dapat mendaftarkan users (stakeholders) untuk menyelesaikan sebuah target ke dalam sistem dalam jumlah yang tidak terbat Namun, terdapat pembatasan dari file-file yang digunakan pada pelaporan hasil kerja dalam sistem project management PMB. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kestabilitas kinerja sistem..
Jumlah entri user dan task yang dapat disimpan ke dalam basis data tergantung dari tipe data yang digunakan. Dalam perangkat lunak basis data MySQL aplikasi project management, tipe data entri user dan task menggunakan tipe data integer (bilangan bulat) yang mempunyai rentang angka -2.147.483.648 hingga +2.147.483.648. Dengan menggunakan tipe data integer sebagai tipe data yang digunakan sebagai nomor urut data user dan task, maka jumlah data yang dapat di daftarkan hingga 4.294.967.295 entri.
Penambahan file-file laporan yang banyak dapat memanfaatkan fasilitas file hosting yang menawarkan kapasitas penyimpanan data besar dan gratis sehingga dalam pelaporan hasil tugas cukup menyisipkan tautan unduh file-file tersebut.
Pemanfaatan layanan file hosting disebabkan untuk mengefisiensi biaya yang besar dalam pengadaan perangkat server yang cukup mahal. Selain itu, pengadaan perangkat server yang high end bukan pilihan yang tepat, sebab dalam hal ini data yang diolah adalah data mengenai jumlah mahasiswa masuk, bukan mengenai data keuangan atau barang yang bersifat komersil seperti pada perusahaan besar.
Berbicara mengenai keamanan sistem, untuk mengakses masuk ke dalam sistem diperlukan verifikasi berupa username dan password yang terdaftar. Password yang didaftarkan dapat terdiri dari kombinasi huruf besar/kecil, angka, ataupun simbol-simbol tertentu sehingga meningkatkan tingkat keamanan. Username dan password yang di masukkan pun tidak akan tersimpan dalam program (no history). Selain itu, hanya stakeholder berwenang yang dapat melakukan perubahan terhadap tugas yang dilakukan.
Gambar Aplikasi Android Managemen Proyek PMB
STRATEGI LIST
Coming Soon … 🙂
Demikian sedikit penjelasan tentang mengapa saya akan membahas dan mengembangkan RECDocs di Perguruan Tinggi Raharja.
Pastinya hasil akan ditunggu-tunggu, saya yakin akan bermanfaat apalagi akan menjadikan keheterogenan device tidak lagi menjadi masalah jika menggunakan teknologi web service layaknya CORBA. Maju terus dan selalu optimis bisa
Mudah-mudahan bisa bermanfaat..
Makasih Bang Roihan..
Woaw fry.. good job👍Untuk project tersebut digunakan juga untuk rapat yg dilakukan? Atau hanya sekedar info info yg diterima setelah hasil rapat. Real time yg seperti apa nih kepoo.. new idea yg bagus.. lanjutkan fry.. maaf bawel.. kepo#
Rencana output aplikasinya dalm bentuk dashboard
Project yang bagus adalah project yang bisa bermanfaat artinya seberapa besar manfaat yang dapat di peroleh dengan adanya project tersebut bagi manajemen. Tentunya di ukur seberapa banyak dan seberapa sering manajemen akan memanfaatkan ini. So anda hrs bisa mnunjukan kalo ini bisa dimanfaatkan dengan cara memberikan bukti secara kuantitatif.
Mantap mas MYR.. sesuatu yang bermanfaat adalah sesuatu yg sering dimanfaatkan. Tidak hanya dalam project atau aplikasi. Dlm kehidupan sehari-hari pun seperti itu. Mudah2n penelitian ini bermanfaat. Thanks mas MYR
Pasti sangat bermanfaat untuk project tracking Dan dokumentasi setiap project. Lanjutkan Pak syepri.
Cheers,..
Siap Pak Bos..
ini OK. Tulisan nya masih lemah karena tidak ada rujukan.
Tapi besok bisa dipresentasikan juga untuk meyakinkan Gapura2.
Setelah Reza yah.
Oke siap pak.. laksanakan
Lanjut shevri…. semangatt untuk project nya..
Thanks Mba Fitri Supportnya
Semoga dalam pengaplikasiannya bisa membantu dalam manajemen proyek, terutama proyek IT agar setiap proyek menjadi lebih bagus, tepat waktu dan sesuai kebutuhan. Good job Pak Syepry.
Kalau memungkinkan dengan dukungan PMBOK Project Management Bodu of Knowledge :
– Manajemen Integrasi
– Manajemen Cakupan
– Manajemen WAktu
– Manajemen Biaya
– Manajemen Kualitas
– Manajemen Resiko
– Manajemen Komunikasi
– Manajemen Procuremen
– Manajemen Stakeholder
tambah mantabs nih bahasannya
Sangat menarik projectnya. Lebih bagus lagi untuk kerperluan rapat (meeting), perlu ditambahkannya fitur Video Conference secara online.
Good job untuk projectnya, pak Syepry.
Kalau melihat sistem eksisting http://recdoc.ilearning.me hanya bersifat one user for one project,menurut saya jika proyek sudah agak besar pasti melibatkan lebih dari 1 orang, lebih bagus jika antar anggota team dalam proyek bisa saling berkolaborasi sehingga pengendalian proyek bisa lebih efektif sesuai yang dijelaskan Pak Joko dewanto diatas tentang PMBOK terutama dalam hal manajemen komunikasi.
PMBOK akan saya usahakan masuk dalam sistem aplikasi yang akan dibuat dan tak lupa muatan BI juga hrus ada sesuai dengan konsentrasi jurusan. Sekarang masih pengolahan SOP nya.
Maju Brooo
Menarik sekali Pak, semoga segera dapat diimplementasikan, agar setiap project bisa terdokumentasi dengan baik.
Cheers…
Woooaw syefry semangat buat progress why projectnya yah👍