Why Project VIKA (Viewboard Kepala Jurursan)?

Hai TimUR, kali ini Yoke ingin membahas tentang project yang akan Yoke kembangkan pada KKP kali ini yaitu New DIP. Cerita dulu ya, sejak awal Yoke sudah ingin mengambil DIP dan memang diarahkan oleh Mamoi untuk mengembangkan DIP. Tetapi seiring dengan berjalannya waktu, tiba-tiba Mamoi meminta Ryzen untuk masuk ke project PenA. Tetapi karena Yoke sudah memiliki pendirian teguh sejak awal ingin mengembangkan DIP, Yoke menolaknya. Akhirnya Mamoi pun mengizinkan Yoke untuk tetap lanjut bersama project New DIP ini. Seperti yang tercantum pada Research Agreement, New DIP sendiri memiliki Project Code 212-AIR23.

Sementara apa itu DIP?

DIP (Dashboard iLearning Prodi) adalah sebuah sistem berbentuk web pada Perguruan Tinggi Raharja yang memungkinkan Kepala Jurusan (Kajur) untuk melihat siapa saja mahasiswa yang sudah memenuhi syarat untuk Kuliah Kerja Praktek (KKP) semester yang akan datang. Seperti yang sudah Yoke jelaskan pada cermi Yoke sebelumnya mengenai First Impression With DIP.

DIP Renamed to VIKA !

Dari cermi Yoke yang telah Yoke buat disini. Yoke menjelaskan kenapa DIP diganti namanya diganti dengan VIKA. VIKA (Viewboard Kepala Jurusan) adalah nama baru bagi sistem DIP. Penamaan ini tercetus berkat ide dari Mamoi, pembimbing Yoke. Jadi didalam VIKA nantinya tidak hanya ada dapat mengecek mahasiswa yang telah layak KKP tetapi juga terdapat viewboard-viewboard yang akan berguna untuk Kepala Jurusan.

Senada tapi tak sama, spotcrime.com juga memiliki konsep yang serupa. Konsepnya masih sama yaitu filtering data namun untuk tujuan yang berbeda. Jika VIKA digunakan bertujuan untuk mem-filter mahasiswa yang sudah layak KKP, sementara spotcrime bertujuan untuk mem-filter kejahatan/bahaya yang ada di sekitar kita berdasarkan filter lokasi.

Cara menggunakan spotcrime cukup mudah, hanya masuk ke spotcrime.com. Lalu pada kolom search kita cari nama daerah dimana kita berada. Lalu didalam map akan terlihat lokasi dimana kejahatan pernah terjadi dalam waktu dekat.

Sistem ini sangat berguna bagi kita jika ingin menghindari area yang cukup berbahaya, misalnya daerah rawan pencopetan, penculikan atau penembakan. Sehingga membuat diri kita menjadi aware akan hal yang dapat membahayakan keselamatan kita. Terlebih sistem ini dapat memberikan notifikasi via email jika ada kejahatan yang sedang terjadi didaerah sekitar kita.

Kemudian Yoke mencoba menggali lebih dalam lagi tentang spotcrime.com dengan menggunakan builtwith.com. Dimana melalui situs tersebut kita dapat melihat seluk beluk semua isi dari web, mulai dari web server yang digunakan, hosting yang dipakai, mendapatkan domain  dimana, bahkan sampai widget yang digunakan dalam web tersebut.

Terlihat melalui builtwith.com, web spotcrime.com menggunakan web server apache yang merupakan web server terpopuler sejak tahun 1996. Lalu dapat diketahui juga ternyata domain spotcrime.com didapatkan melalui Godaddy, salah satu provider yang cukup besar. Kemudian yang terpenting adalah rumah dari web ini atau hosting yang digunakan yaitu menggunakan Amazon dengan Amazon Web Service.

Lalu sistem luar lainnya yang mirip dengan sistem VIKA ini adalah Sistem Informasi Inventaris Barang UIN Jakarta yang Yoke dapatkan pada karya ilmiah skripsi Teuku Syamsul Ramadhan mahasiswa UIN Jakarta angkatan 2008 Program Studi Sistem Informasi yang ada disini. Program ini digunakan untuk mem-filter ketersediaan barang yang ada pada inventaris UIN Jakarta, jika ada barang masuk atau keluar akan tercatat pada sistem ini. Sistem berbentuk web online dibuat menggunakan PHP dan untuk databasenya menggunakan MySQL yang sangat umum digunakan pada web online. Kelemahan dari sistem ini menurut saya adalah semuanya masih tergantung administrator. Saat satuan unit pada kampus UIN Jakarta ingin melakukan permintaan inventaris barang, yang pengisian form dilakukan oleh Administrator. Membuat sistem ini menjadi tidak dinamis.

Tampilan Login

Tampilan Ketersediaan Barang

Kemudian Yoke juga membandingkan dengan Sistem yang ada didalam Perguruan Tinggi Raharja. Yoke rasa sistem VIKA ini mirip dengan iFacility Raharja. Dimana kedua sistem ini sama-sama bertujuan untuk mem-filter. VIKA digunakan untuk mem-filter atau mengecek mahasiswa yang telah layak KKP dan iFacility digunakan untuk mengecek kondisi fasilitas yang ada pada Perguruan TInggi Raharja.

Viewboard iFacility

Dengan melakukan pengecekan kita mendapatkan informasi yang bermanfaat untuk, misalnya melakukan maintenance, penggantian inventaris yang telah rusak, dan fasilitas mana yang masih bagus. Output informasi ini yang diharapkan juga terjadi pada VIKA, dapat memberikan informasi yang berguna seperti berapa banyak mahasiswa yang dapat mengambil KKP, berapa mahasiswa yang menolak untuk KKP, berapa banyak mahasiswa yang tidak layak KKP padahal sesuai semesternya sudah seharusnya mengambil KKP dan lain-lain.

Semua sistem yang telah dijelaskan tersebut memiliki kesamaan, tetapi tujuannya berbeda. Informasi yang ada pada sistem ini sudah ditata sedemikian rupa sehingga informasi yang dikeluarkan relevan dengan apa yang dibutuhkan oleh pengguna. Hal ini sejalan dengan pengertian sistem informasi menurut Kertahadi.

“Sistem informasi merupakan alat untuk menyajikan informasi sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya.”

Selanjutnya Yoke mencari jejak DIP lebih jauh melalui Widuri guna menambah referensi Yoke untuk mengembangkan DIP dan siapa tau terdapat dokumentasi awal perancangan sistem DIP ini yang tentunya sangat membantu untuk menyempurnakan DIP kedepannya. Tetapi setelah Yoke telusuri di Widuri informasi tentang DIP nihil.

Tidak menyerah dengan itu, Yoke menelusuri menggunakan Globalsearch pada iMe. Terdapat 40 result saat menggunakan kata kunci Dashboard iLearning Prodi dan 212 result saat menggunakan kata kunci DIP. Akhirnya Yoke menemukan beberapa catatan menarik terkait DIP. Melalui notulen sebuah rapat kajur yang terdapat pada iMe Kun diposting oleh Iis Ariska berjudul Notulen OJRS+ Bagian Kajur 8 Desember 2015. Pada postingan tersebut terdapat potongan kalimat seperti ini.

Kemudian pada iMe Valent Setiatmi Yoke juga menemukan catatan tentang DIP pada postingan yang berjudul Evaluasi DIP isinya hanya sebuah screenshot email dari UR kepada Hidayati yang mungkin merupakan pengembang awal sistem DIP ini. Emailnya berisi evaluasi dan beberapa masukkan terhadap sistem ini.

Dari temuan yang Yoke temukan diatas terdapat permasalahan yang terjadi pada sistem ini. Contoh diatas terlihat ada kasus teradapat data yang tidak sinkron pada data yang ada di Kajur lalu tidak adanya reminder terhadap mahasiswa jika ia telah layak KKP sehingga mahasiswa tidak mengetahui bahwasanya ia telah layak KKP.

Kembali kepada VIKA, pengguna pada sistem ini ialah Kajur. Kajur akan membuka sistem ini untuk melihat siapa saja mahasiswa yang layak untuk KKP semester depan. Jika mahasiswa sudah memenuhi syarat untuk mengambil KKP, maka nama mahasiswa tersebut akan tercantum dalam sistem VIKA. Kemudian Kajur akan assign pembimbing untuk mahasiswa tersebut. Jika oleh ADA sudah menyatakan finalisasi, diawal semester saat mengisi OJRS akan ada notifikasi jika dia sudah dapat mengambil KKP berikut dengan nama pembimbingnya. Jika mahasiswa setuju untuk mengambil KKP maka mahasiswa harus validasi untuk KKP ke Kajur dengan menyerahkan berkas form persetujuan mengikuti KKP. Begitulah alur sistem yang ada saat ini.

Untuk kelemahan sistem VIKA saat ini ialah masih bersifat lokal. Sehingga hanya bisa diakses melalui jaringan kampus saja. Lalu tampilan yang masih sangat sederhana dan kurang user friendly, jika user baru pertama kali membuka sistem ini pasti tidak akan langsung bisa paham karena harus membiasakan diri membuka halaman-halaman yang ada di web tersebut.

Tampilan DIP

Tampilan Assign Pembimbing

Kelemahan paling fundamental adalah mahasiswa harus lulus dari mata kuliah yang menjadi syarat KKP terlebih dahulu baru dapat dikategorikan layak KKP. Seharusnya mahasiswa yang sedang mengambil mata kuliah tersebut pun sudah layak untuk KKP. Sebagai contoh, seorang mahasiswa sedang mengambil mata kuliah OOAD dan IT Research (Mata kuliah OOAD dan IT Research merupakan mata kuliah syarat KKP) harus lulus mata kuliah tersebut baru dapat mengambil KKP, seharusnya saat mahasiswa sedang mengambil mata kuliah tersebut sudah dapat mengambil KKP juga. Selain itu tidak adanya reminder terhadap mahasiswa melalui email jika ia telah layak KKP, sehingga mahasiswa tidak tahu bahwa dirinya telah layak KKP.

Yoke yang akan mengambil project VIKA ini akan membuat Sistem VIKA ini dapat diakses secara public, sehingga dapat diakses dimana saja dan memudahkan Kajur untuk mengakses VIKA tidak harus berada dikampus saja. Mengubah bahasa pemrograman yang dipakai dari yang awalnya ASP menjadi PHP yang dapat dengan mudah diintegrasikan pada sistem lain seperti SIS+ dan OJRS+. Memperbaharui tampilannya menjadi lebih user friendly dan menarik, membuat user menjadi mudah menggunakannya dan lebih efisien. Memperbaiki sistem dimana seharusnya mahasiswa yang sedang mengambil mata kuliah syarat KKP juga dapat mengambil KKP sehingga dapat beriringan. Lalu dibuat sistem reminder terhadap mahasiswa (mailchimp) jika ia telah layak KKP, juga kepada Kajur jika sudah waktunya untuk assign pembimbing terhadap mahasiswa.

Demikian Why Project? mengenai VIKA. Dengan mengembangkan VIKA Yoke berharap dapat berkontribusi untuk kemajuan Perguruan Tinggi Raharja kedepannya sekaligus sebagai Tridharma Yoke terhadap Perguruan Tinggi Raharja. Cheers 🙌

187 Total Views 1 Views Today
Views All Time
Views All Time
176
Views Today
Views Today
1

Article written by

This is your Bio

2 Responses

  1. menurut Nuke, ini Project yang sangat tertantang hehehe dan bang yoke pun sangat berani dan memiliki keyakinan yg luar biasa ingin menjalankan project ini. mulai dari DIP yg akan bertransformasi ke VIKA. Dengan tujuan yg sama namun VIKA dibuat makin keren dan lebih mudah ya bang. semoga dengan VIKA nantinya bisa dilakukan scr public artinya bisa dikerjakan dimana saja,karena tidak memakai IP/Localhost kampus^^
    Goodluck bang Yoke

Leave a Reply

You must be logged in to post a comment.